Julkinen sektori toteuttaa vuosittain satoja ellei tuhansia hankkeita. Vaikka projekti valmistuisi aikataulussa ja pysyisi budjettiraameissa, sen onnistumista voi olla vaikea osoittaa, jos ihmiset eivät ymmärrä, mitä hankkeella saavutettiin. Siksi säännöllinen viestintä hankkeen eri vaiheissa on keskeinen osa vaikuttavuuden rakentamista.

Hankkeet ovat kaupungeille, virastoille ja kehittämisorganisaatioille keskeinen tapa uudistaa palveluita, kasvattaa elinvoimaa ja saavuttaa yhteiskunnallisia tavoitteita. Olipa kyse uuden digipalvelun käyttöönotosta, tutkimusohjelmasta, liikenneinvestoinnista tai aluekehityksestä, hankkeen todellinen vaikutus jää usein turhan vaatimattomaksi ilman suunnitelmallista viestintää.

Hankkeen valmistuminen ei vielä tarkoita vaikuttavuutta

Monessa organisaatiossa hankkeiden onnistumista mitataan edelleen projektinhallinnan näkökulmasta. Pysyttiinkö budjetissa? Otettiinko järjestelmä käyttöön ajallaan? Saatiinko hanke päätökseen suunnitellusti? Nämä ovat tärkeitä mittareita, mutta ne eivät vielä automaattisesti kerro, miksi hanke tehtiin, mihin sillä tähdättiin ja täyttyivätkö tavoitteet.

Jos uusi palvelu, järjestelmä tai toimintamalli jää vähäiselle käytölle, käyttäjät eivät omaksu uusia toimintatapoja tai sidosryhmät eivät ymmärrä muutoksen hyötyjä, onnistunutkin projekti voi näyttää ulospäin merkityksettömältä. Hankkeen todellinen arvo syntyy vasta silloin, kun sen tavoitteet muuttuvat näkyviksi hyödyiksi.

Vaikuttavuus vaatii ymmärrystä

Olipa kyse uudesta digitaalisesta palvelusta, tutkimusohjelmasta tai liikenneinvestoinnista, hankkeen onnistuminen perustuu lopulta siihen, että eri kohderyhmät ymmärtävät muutoksen merkityksen.

Kuntalaiset haluavat tietää, miten esimerkiksi uusi palvelu helpottaa arkea. Harvaa kiinnostaa, millaisella teknologialla tai prosessilla lopputulokseen päästiin. Sen sijaan sillä on merkitystä, voiko palvelua käyttää aiempaa helpommin, saako asian hoidettua nopeammin tai paraneeko palvelun laatu. Esimerkiksi tiehanke onnistuu sitä paremmin, mitä enemmän kansa saa etupeltoon tietoa hankkeen etenemisestä – ja samalla myös valitusten määrä vähenee.

Päättäjät tarvitsevat näyttöä investoinnin hyödyistä. He arvioivat hankkeita niiden vaikuttavuuden, kustannustehokkuuden ja strategisten tavoitteiden näkökulmasta. Siksi heidän on saatava selkeä kuva siitä, mitä hyötyä investoinnilla on saavutettu ja miten se tukee organisaation pitkän aikavälin tavoitteita.

Henkilöstön täytyy ymmärtää, miksi toimintatapoja muutetaan. Ihmiset sitoutuvat muutokseen paremmin, kun he ymmärtävät sen tarkoituksen, tavoitteet ja oman roolinsa osana kokonaisuutta. Viestintä auttaa rakentamaan ymmärrystä ja vähentämään epävarmuutta muutostilanteissa.

Media puolestaan etsii konkreettisia vaikutuksia ja kiinnostavia tarinoita. Toimittajia ei yleensä kiinnosta pelkkä hanke vaan sen vaikutukset ihmisiin, yhteiskuntaan tai elinkeinoelämään. Kun hankkeen tulokset osataan kytkeä laajempaan ilmiöön tai aitoihin hyötyihin, myös sen uutisarvo kasvaa.

Viestintä ei ole hankkeen viimeinen vaihe

Yksi yleisimmistä virheistä on ajatella viestintää hankkeen loppuraporttina. Todellisuudessa viestintä toimii tehokkaimmin silloin, kun se otetaan kiinteäksi osaksi hanketta jo sen alusta lähtien.

Tällöin heti aluksi määritellään:

• mitä muutosta hankkeella tavoitellaan
• kenen käyttäytymiseen tai ajatteluun halutaan vaikuttaa
• miten onnistumista mitataan
• miten tuloksista kerrotaan eri kohderyhmille
  

Kun viestintä kulkee mukana koko hankkeen ajan, vaikuttavuus rakentuu systemaattisesti eikä vasta jälkikäteen. Hankeviestintä vie aikaa, mutta sen ei tarvitse kuormittaa organisaation omaa viestintätiimiä kohtuuttomasti. Ulkopuolinen kumppani voi tuoda hankkeeseen lisäresursseja, erityisosaamista ja uusia näkökulmia silloin, kun niitä eniten tarvitaan.

Julkisen sektorin toiminta perustuu luottamukseen

Toisaalta hankkeiden onnistumisen osoittaminen on myös maineenhallintaa. Kun hankkeista viestitään selkeästi ja ymmärrettävästi, luottamus organisaation toimintaa kohtaan vahvistuu. Kyse on loppujen lopuksi siitä, että kansalaiset, yritykset ja muut sidosryhmät ymmärtävät, miten yhteisiä varoja käytetään ja millaista hyötyä investoinneilla saavutetaan.

Yksittäiset hankkeet ovat osa pidempää kehityspolkua. Kun hankkeen tulokset, opit ja vaikutukset tehdään näkyviksi, organisaation on helpompi perustella myös tulevia investointeja ja kehityshankkeita. Hyvin viestitty hanke ei siis ainoastaan osoita menneen työn arvoa: se luo edellytykset seuraaville onnistumisille.

Miten hankkeenne vaikutukset näkyvät eri kohderyhmille? Autamme julkisia organisaatioita tekemään monimutkaisista hankkeista ymmärrettäviä ja vaikuttavia tarinoita, jotka puhuttelevat päättäjiä, henkilöstöä, mediaa ja kansalaisia. Lue lisää palveluistamme!